「錢」和「帳」要分開管！內控控制必學的3大財務管理心法
內部控制的基石：會計與出納職責分工
在財務管理中，《管錢不管帳，管帳不管錢》是一個非常重要的內部控制原則。《錢》應該由出納負責管理，而《帳》則由會計進行維護，兩者再定期核對，確保結果一致。這樣的分工不僅能避免舞弊風險，也能提升財務管理效率
出納與會計的角色差異
許多人誤以為出納記錄的流水帳就是會計帳。其實兩者有明顯的差異：
- 出納：負責現金與銀行資金的進出管理。主要記錄資金的流動過程，重視的是交易的完整性與即時性，不產生資產負債表或損益表
- 會計：依據交易憑證製作會計分錄，並經由傳票處理各項收入與支出，最終編制出資產負債表與損益表
擔任出納的人不需要專業的會計背景，但必須具備細心與誠實的特質。而新聞中常見的公司資金被侵吞事件，往往是因為企業讓出納兼任會計，導致內部監督功能失效，讓公司資產被侵佔的行為容易被掩飾
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降低風險的最佳實務
1. 透過銀行進行收付款項
對於規模較小的企業來說，出納與會計完全分離確實有其難度。有效的補強措施是盡量避免現金交易，透過銀行完成所有款項收付。隨著網路銀行功能的普及，即便不需親自跑銀行，也能方便完成資金收付
雖然使用銀行交易會產生匯費，但這應視為必要的控制成本。相比現金管理的高風險，銀行匯費其實微不足道
2. 養成定期付款的習慣
有制度的企業不會每天進行付款作業，即便是上市櫃公司也是在特定日子才付廠商款項。對於規模不大的公司來說，每天付款其實會造成行政資源的浪費
與供應商協商固定付款日是一種普遍可接受的做法，只要事先溝通清楚，大多數供應商都能接受。這不僅能降低行政成本，還能幫助企業掌握現金流狀況，為可能的資金缺口爭取時間，例如向銀行申請融資或向股東募資
3. 定期公告會計報表
企業應定期向股東提供基本財務報表，包括資產負債表與損益表。無論是透過郵寄、Email，還是直接放到LINE群組，都能有效傳遞公司財務狀況。台灣公司法規定每年提供一次會計報表即可，但自願性的提供月報或季報給股東的好處包括：
- 增進股東透明度與信任感：讓股東清楚掌握企業經營狀況，促進永續合作
- 強化報表製作的專業度：報表製作人員在有審閱壓力下，會更認真整理單據，避免隨意編製報表
結語：內控制度的長遠價值
完善的內部財務控制不僅能避免舞弊風險，還能提升企業經營效率與透明度。透過合理的分工、有效的資金管理與資訊透明化，企業才能真正邁向永續經營之路
每個公司都應該自己處理出納的事，但會計報表可以委由銓興會計師事務所為公司編製，除了協助公司強化財務控管外，還可以減少新創事業的行政開支，將大部份的資源，投入在創造公司收益的事情
