剛開始經營公司的人，對於公司為何會同時有「內帳」和「外帳」，也就是俗稱的「二套帳」，感到困惑
外帳是作給國稅局看的帳
公司「外帳」，就是依據稅法，作給國稅局看的帳
台灣因為實施統一發票制度，所以外帳的處理，一定要拿到合於稅法規定的憑證。包含了統一發票、免用統一發票收據、水電費收據、薪資條、勞務報酬收據……單據
我們只需要拿到合於稅法的憑證，就可以記公司的外帳
已經開公司，委託會計師處理報稅時，平時只會把交易的憑證拿給會計師，不需要把實際資金收付情形告訴會計師
延伸閱讀：什麼樣的支出或憑證可以報帳節稅?
內帳是把經營實況給股東看的帳
內帳，是公司依據實際狀況，作給股東看的帳
內帳的關鍵，是要把每一筆資金往來情形詳細的記錄下來，內帳記錄並不強迫一定要有外來的憑證，只要實際有支出，那就應該把這筆支出記在內帳上
同樣的進貨，在記內帳時，進貨有沒有拿到統一發票並不重要題，只要公司有付錢給廠商，就算沒有發票，那就必需記到內帳
因為內帳要依據資金進出情形詳細記載，公司資金流動情形又通常是老板不願告訴別人的機密，所以內帳通常是由公司內部請的會計來處理
一套帳要核對憑證及資金
一套帳的會計處理，既要求要看到憑證，又要核對資金的流向
舉例而言，一套帳公司，在發生進貨的交易時，會計除了會要求採購部門提供進貨的統一發票外，還需要確認這筆進貨是付現金、還是賖帳，或是開了支票？在取得了憑證和確定資金流向後，才能把進貨交易記入會計帳
若進貨是賖帳或開了支票給廠商，那實際付款的那一天，還要再作一筆沖帳的會計分錄
公司會有二套帳的原因
至於為什麼會分內帳或外帳呢？這其實可以從收入及成本方面分別來說明
若是公司的開銷沒有拿到發票或其他憑證，這時因為公司實際上真的有支出這筆錢，所以內帳就一定要記載下來；但因為沒有拿到合於稅法規定的憑證，所以報稅用的外帳就不會包含這一筆支出
舉例而言：
- 若公司業務人員招待遠從歐洲而來的客人到台灣著名的夜市逛逛，若吃完每一攤，付完錢後若還在等著老板開收據，氣氛就會怪怪的，所以就沒有拿收據。這時，就會發生有支出卻沒有拿到憑證的情形
- 公司有收入卻忘了開發票，內帳因為實際有收入而必需記載，但外帳因為沒有開立統一發票而不會被記成公司的收入
- 勞力密集的餐飲業旅館業、小型營造業請了員工，付了薪水，依照稅法的規定，應該幫員工開扣繳憑單，但基於種種原因，有不少員工在應徵工作時就會要求僱主不要幫他保勞健保，也不希望拿到扣繳憑單。因為實際有付員工薪資，內帳是要記載的；但是因為公司沒有依稅法規定開立扣繳憑單，所以外帳就不能記錄這一筆支出
- 業務跑單幫到日本、韓國批貨，回台灣時卻沒有報關，而是用手提箱當作隨身行理帶進台灣，這時侯因為有實際購貨的支出，所以必需記載在內帳中；但是因為沒有報關取得合於稅法的憑證，所以並不能在外帳中記錄
- 租店面或辦公室時，有時房東會要求公司不能開立扣繳憑單給房東，房東就因此不用申報這一筆租賃所得。因為公司實際有支付房租，所以內帳要記載，但是因為沒有開立扣繳憑單，外帳部份就不會記錄
以上的例子，其實都已經違反了稅法的規定，若被國稅局抓到，都是要補稅及罰款的。我們並不鼓勵這樣的行為，只是透過以上的例子，大家應該對為何會有內外帳的區別，有更多的了解
外帳會委託會計師處理的原因
公司外帳通常是委託會計師處理
其實沒有任何法令要求公司外帳一定要委託會計師處理，公司絶對有自己處理外帳的權利
但是因為外帳是要用來申報給國稅局的，公司老板有時會擔心自己公司的會計是不是能分辨取得的憑證是不是合於稅法的規定，也會擔心公司會計沒有經常更新稅務新知，所以會把外帳交給專業的會計師處理
內帳由公司自己處理的理由
至於內帳因為涉及公司最機密的資金往來，所以還是由公司自己來記錄
內帳的記錄其實並不難，就像我們學生時代或社團的總務一樣，只要清楚的把每一筆收支都記載下來，就是一本好的內帳，形式不居
老板的信任和細心程度，對於處理內帳的會計遠比會計稅法專業重要
當事業剛開始時，內帳也可以由老板用簡單的方式自己來記
內帳的處理原則，就是無論有沒有拿到憑證，只要實際有收入或支出，就要詳實地記錄起來。若是沒有取得如統一發票，可以到文具店，買一本簡單的「支出證明單」，在上面寫清楚支出的原因
最重要的是要有老板或是有權力的人在上面簽名或蓋章，證明這筆費用真的有被核准支付。這樣就可以把這筆支出記在內帳中
內帳報表格式很自由
至於內帳的報表的格式，其實也沒有一定的規範，就像學生時代總務定期貼在公告欄上的報表，或是大樓管委會定期公告出來的財務報表，格式其實都沒有統一
內帳報表的編製並不是以專業為主要考量，而是以老板想看的樣子為主，而且提供報表的週期也沒有硬性規定。若老板很注重每個月的毛利率變化，那我們就可以每個月出一份報表，而在毛利率這個欄位的字體特別放大，加粗，還用紅顏色標示。更進一步的我們還可以把近二年的毛利率變動情形按月編製成一個趨勢圖。只要老板信任內帳會計人員，那報表的格式就可以不受任何的限制
內帳要經常和資金核對
當公司很辛苦的編製了內帳報表，常被忽略的事情是，應該要定期核對報表的銀行存款、現金的總金額，和實際手存現金及銀行帳戶存款的金額，是否相同。定期，通長是指每個月的最後一天要進行核對，若是不一樣，那就要立即找出問題在那兒並且修正
為什麼會有帳上和實際資金不合的情形呢？通常是因為應收、應付帳款和票據的存在。當我們因為出貨而記載我們有收入時，可能因為是三個月後才要收錢，所以報表上的收入金額跟實際收進現金的金額不同；同樣的，當公司買東西是用賖帳的方式時，公司進貨金額就會跟實際付款的金額不同。所以我們通常會另外準備往來客戶的對帳單和往來廠商對帳單這二種輔助性報表，記載到底還有那些客戶，多少錢還沒收；還有多少廠商，多少錢還沒付
內帳的基本原則，說起來容易，但實際執行起來並不容易，因為事情很鎖碎，但一定要能堅持，未來我們才會有值得供作分析的報表使用
必需和股東先談好的事
在開始準備記公司內帳前，還有一些問題必需先跟股東溝通好，否則就算努力認真的在記帳，還是可能會因為誤解導致股東之間產生不愉快的事情
首先是收入認定的方式，到底是以出貨為主，還是以收到錢為主？再來就是公司成本費用的認定方式，到底是以進貨或發生為主，還是以實際付錢為主？很多人會說現代會計都是以應計基礎來記帳，但是實務上中小企業的老板沒有幾個人懂會計，而且在創業初期多支出一筆錢請會計人員也是不切實際而且會增加支出的作法
我們來看看這個例子。假設我們經營的餐廳，一月一日進了一批食材三千元，並且付現金；一月二日營業額是一千元，收現金；一月三日營業額一千伍佰元，收現金；請注意了，一月四日營業額是二千元，但是收了一張月底才可以兌現的支票；一月五日又進了一批食材，五仟元，付現金；問題又來了，一月六日又進了一批食材，三千元，但是付款時是給了一張月底才會兌現的支票。請問，一月一日到一月五日間，我們餐廳到底賺了多少錢
若是股東是以實際經營結果來看，三天營業額一共是四千五佰元，食材一共花了三千元購買，所以利潤是一千五佰元。有人會覺得奇怪，一月五日不是也進了食材嗎？因為一月五日買的食材，不可能在一月四號以前用，所以不能算進成本
但若股東是以現金收付作為利潤判斷的依據，那一月四日的營業額二千元到底要不要算收入？一月五日付現金的食材要不要算作成本？這就是股東間可能會產生爭議的地方
至於那一種方式比較好，那就要看實際公司經營的情形才能決定，無法一概而論
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朱建州會計師
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